كيفية كتابة رسالة إدارية مع نماذج توضيحية لها
كيفية كتابة رسالة إدارية مع نماذج توضيحية لها
كيفية تجميع خطاب إداري رسمي منسق من خلال سلسلة من المعايير والشروط المقدمة لك على موقع إيجي بريس. تعتبر الخطابات الإدارية من أهم الخطابات التي يحتاجها الموظفون العاملون في المؤسسات الرسمية ، شاركها مع المدير.
بالطبع ، لكل خطاب خصائص شكلية بناءة تختلف عن الخطابات الأخرى ، قد يعرفها بعض الناس ، لكنهم لا يزالون غير قادرين على التعبير عن معلومات إدارية معقولة. لذلك ، في هذا الموضوع ، نقدم لك أيضًا أمثلة جاهزة لبعض الرسائل الإدارية الشائعة في مؤسستك.
كيفية كتابة خطاب إداري
قبل كتابة خطاب إداري ، يجب أن يكون الموظف على دراية برسالته وهيكلها الأساسي ، وإذا وعد بحرف واحد فقط دون أي رسائل أخرى ، فإن مهامه الإدارية ستعاني من اختلال في التوازن وتفقد قيمتها على الفور.
- بالطبع ، أي خطاب أو مستند يحمل صفة رسمية يبدأ بعنوان واضح يعبر بشفافية عن الغرض من المستند ، ويطلق عليه اسم “ترويسة” بأحرف إدارية ومكتوب بالخط العريض في الأعلى. منتصف الرسالة ، لذلك يجب الحرص على كتابتها باستمرار. لأنها تركت الانطباع الأول لدى متلقي الرسالة.
- التاريخ هو الجزء الثاني من رسالة الإدارة ، لأنه مكتوب في أقصى يمين أو يسار الصفحة ، مع الأخذ في الاعتبار أنه مكتوب على شكل يوم / شهر / سنة ، والتاريخ يمثل التاريخ الذي كانت فيه الرسالة مكتوبة. أو تاريخ إرسال الرسالة.
- يجب أن يكون هناك رقم في رسالة الإدارة ، يشير إلى عدد الرسائل من نفس النوع المرسلة ، لأن موضوع الرسالة مكتوب أمام كل رقم.
- من الضروري كتابة تحية تمهيدية للمتلقي ، على سبيل المثال ، بدءاً بسلام الله ورحمته وبركاته.
- يمكنك كتابة جمل محددة للتحية القصيرة (مثل التحية اللطيفة ، بعد … إلخ).
- بعد إلقاء الخطاب الافتتاحي ، انتقل فورًا إلى المتن الرئيسي للموضوع ، وهو أحد أهم أجزاء المعلومات الإدارية ، وعند كتابة هذه المعلومات ، يجب التركيز على اختيار لغة بسيطة ومباشرة. اجعل المستلم يفهم الغرض من كتابة الرسالة.
- تعد كتابة اسم مؤلف الرسالة إحدى المشكلات الأساسية التي يجب الانتباه إليها. يختلف موقع الرسالة باختلاف المستلم. ومن الأفضل كتابة معلومات الموظف باحترام في نهاية الرسالة.
- بعد ذلك يجب أن تنتهي الرسالة بجملة ختامية مناسبة للموضوع.
- أخيرًا ، يجب على الموظف ترك توقيعه على الرسالة في الأسفل ؛ لإثبات هوية الموظف الذي أرسل البريد الإلكتروني.
- إذا كان لدى الموظف مستندات تتعلق بالغرض من الخطاب ، فيمكنه إرفاقه بالخطاب الإداري. لجعل حجتها أقوى.
لذلك قمنا بالإجابة على أحد أهم الأسئلة التي طرحها موظفو الجهات الرسمية ، ألا وهو كيفية كتابة خطاب إداري؟ ما هي مكوناته؟
إقرأ أيضاً: كيف تكتب رسالة رسمية للجهة الحكومية؟ ما هي أنواع الخطابات الرسمية؟
قم بإعداد قالب خطاب إداري
على الرغم من أن بعض الموظفين على دراية بالصياغة الصحيحة والشروط المحددة لكتابة الرسائل الإدارية المختلفة ، إلا أنهم في بعض الأحيان قد يواجهون الحاجة إلى كتابة خطابات سريعة ؛ لذلك ، نقدم لك السلسلة التالية من الأنواع المختلفة من الرسائل الإدارية:
نموذج طلب وثيقة إدارية
طلب الحصول على وثائق إدارة الشركة.
في/…………. .شركة ……………… .. محرر التاريخ
الى رئيس القسم / …………… ..
بعد التحية
أطلب منكم مساعدتي في الحصول على ملف الإدارة (الرقم المرجعي …) لأنها تولت المهمة الموكلة إليها معالجة المعلومات المسجلة في الملف ووعدت بإعادة الملف مرة أخرى بعد إتمام العملية. استخدامه.
يعتبر.
اسم الموظف ………… التوقيع ……………….
راجع أيضًا: إعداد قوالب الورق ذي الرأسية
استمارة شكوى ضد مدراء غير منصفين
السيد المدير / …… ..
السيد رئيس مجلس الادارة / …….
السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
بعد التحية…
لقد مضى وقت طويل منذ أن انضممت إلى المنظمة المهنية التي يشرفني الانضمام إليها ، ولكن على الرغم من أن زملائي في العمل ورؤساء الأقسام الآخرين أظهروا حبي واحترامي ، إلا أن مديري المباشرين ليس لديهم سبب للاستسلام لي ، / … سيدي ، لقد حدث هذا ، على الرغم من أنني بذلت قصارى جهدي وبذلت قصارى جهدي ، لكن كل جهودي لم يكن موضع تقدير من قبله.
على العكس من ذلك ، كان كثيرًا ما يكلفني بالعمل مرة أخرى ، حتى لو لم تكن هناك أخطاء.
لذلك ، يرجى اتخاذ الإجراءات اللازمة. وبهذه الطريقة يمكنني أن أكمل عملي دون مواجهة أي عواقب أو صعوبات تعيق تقدم العمل ، ويمكن أن يصبح أحد العناصر الفعالة في المنظمة ، وأن أقدم مساهمتي الخاصة في تقدم وتقدم المنظمة.
أقدم لكم احترامي.
التوقيع/………
تاريخ/…/…/….
اقرأ أيضًا: كيفية كتابة الرسائل الرسمية وغير الرسمية وأهم محتوياتها
تعليمات عند كتابة الخطابات الإدارية
قبل كتابة خطاب إداري ، يجب أن تكون هناك مجموعة من التعليمات التي يجب أن يكون الموظفون على دراية بها ، وهذه الشروط هي:
- يجب أن يختار مصطلحات واضحة وبسيطة للمساعدة في فهم محتوى الرسالة والغرض منها بسهولة.
- يجب على الموظفين كتابة خطابات إدارية حسب رغباتهم والتي يجب أن تحتوي على الكثير من البيانات والمعلومات.
- قسّم الموضوع إلى فقرات واضحة ومتساوية.
- من الأفضل إرفاق المستند الموثق بالحرف الإداري ؛ وهذا يدعم حجة الموظف.
- تجنب اختيار المصطلحات التي يصعب فهمها أو التي لها معاني أخرى ، والحروف ليس لها المعنى المقصود ، لأن الحروف الرسمية تحتاج دائمًا إلى مصطلحات لغوية واضحة. لتسهيل فهم المستلم.
- يجب على الموظفين الذين لديهم رسائل إدارية توخي الحذر لتجنب الموضوعية عند صياغة نص الرسالة.
وبهذه الطريقة تعاملنا مع الموظفين العاملين في المؤسسات العامة مع موضوع بالغ الأهمية وهو كيفية كتابة خطاب إداري وما هي عناصر وشروط الخطاب؟ والأشياء التي يجب مراعاتها عند البدء في كتابة خطاب إداري.
بالإضافة إلى ذلك ، نقدم أيضًا نماذج خطابات إدارية جاهزة لمنع الموظفين من إرسال خطابات إدارية عند الضرورة ، ونتمنى أن يوفقنا الله في طرح موضوعات اليوم.
